De maneira simples, administrar o próprio tempo significa assegurar que, até o final do dia, todas as atividades propostas tenham sido realizadas com eficiência – o que pode ser um verdadeiro desafio para muita gente. Quando esta é a queixa, a solução, digo sempre, é o planejamento. Ou seja, traçar uma rota para a concretização de tarefas é a receita para conquistar produtividade tanto na vida profissional quanto na vida pessoal.
Para isso, vale estabelecer um plano de ação no qual seja possível organizar tudo o que precisa ser feito ao longo de um determinado período, sempre estabelecendo as prioridades da sua lista. Se possível, recomendo ainda que separe as tarefas com prazos de entrega mais curtos daquelas que exigem mais concentração. Depois, calcule quanto tempo precisará para concretizar cada uma (com margem extra para possíveis imprevistos) e distribua essas tarefas no seu cronograma da maneira como preferir.
Feito isso, é hora de colocar seu plano em prática. A primeira dica é: tente não se distrair. Mantenha a atenção no que está fazendo, pois isso fará diferença ao final do dia. Nunca deixe uma tarefa pela metade. Procure dividir seu trabalho em começo, meio e fim, de maneira que possa finalizar cada uma dessas etapas antes de realizar qualquer outra tarefa.
Outra recomendação importante é definir alguns espaços de tempo nos quais consiga evitar interrupções por parte da sua equipe ou de quaisquer outras pessoas. Além disso, faça uma lista dos assuntos que pretende abordar em suas reuniões, para evitar que a conversa se perca.
Mais uma dica essencial: reserve, no seu cronograma, algum espaço para atividades menores, como checar seus e-mails. Divida este tempo em dois ou três momentos (como manhã, após o almoço e fim da tarde).
E, claro, para fazer com que tudo isso flua bem, estipule intervalos nos quais possa recarregar suas “baterias” – minutos em que possa descansar a mente e o corpo, principalmente quando a tarefa anterior exigiu um esforço maior em sua realização. Aproveite essas folgas programadas para tomar um café, fazer alongamento, escutar música e, enfim, renovar suas energias.
Seguindo estas dicas, será mais fácil melhorar sua produtividade e finalizar todas as suas tarefas com êxito.

*Vanessa Bortolozo é jornalista e especialista em Gestão de Pessoas